Indemnités forfaitaires lors d’un séjour à l’étranger

  • Vous voyagez à l’étranger pour des raisons professionnelles ;
  • Vous oubliez de demander ou perdez vos justificatifs de dépenses lors de ces voyages ;
  • Vos menues dépenses sur place (nourriture, taxi…) sont limitées.

Bien que ces différents frais puissent vous être remboursés sur base des justificatifs par votre société, il est également possible que votre société vous indemnise forfaitairement.

Exemple : Stéphanie doit accomplir, pour le compte de sa société, une mission en France pour la mise en service d’une nouvelle ligne de production à Paris. Elle aura droit à une indemnité forfaitaire journalière de 95,00 EUR.
Si cette indemnité forfaitaire (100% déductibles pour la société) est supérieure à vos frais réels, cela représentera, pour vous, des revenus nets supplémentaires.

Intéressant donc ! Mais à quelles conditions ? Voyons cela un peu plus en détails.

1. Pour qui ?

Pour les salariés et les dirigeants d’entreprise.

2. Des séjours de quelle durée ?

  • Des déplacements de minimum 10 heures par jour ;
  • Indemnité différente si séjour de moins de 30 jours ou de plus de 30 jours ;
  • Des séjours qui n’excèdent pas 24 mois.
  • Sont exclus les cas où le salarié ou le dirigeant s’établit définitivement à l’étranger.

3. L’indemnité couvre quels frais ?

  • Sont couverts :
    • les frais de repas ;
    • les menues dépenses (i.e. transport sur place, pourboire, boissons, communications téléphoniques,…)
  • Ne sont pas couverts (et peuvent donc être remboursés séparément) :
    • les frais de transport de la Belgique vers le pays dans lequel la mission est exécutée,
    • les frais d’hébergement (à rembourser sur base de justificatifs et avec des montants plafonnés).

4. Limitation de l’indemnité :

Dans l’hypothèse où l’employeur ou la société prend également à charge des frais couverts par l’indemnité forfaitaire (exemple classique de l’employeur qui prend en charge les nuits d’hôtel qui comprennent souvent un petit déjeuner), cette dernière devra, selon les cas être diminuée de :

  • 15% pour le petit déjeuner
  • 35% pour le repas de midi
  • 45% pour le repas du soir
  • 5% pour les menues dépenses

5. Comment les calculer ?

L’indemnité afférente aux jours de départ et de retour ne doit être considérée qu’à concurrence de la moitié. Il n’y a pas lieu d’appliquer à cette demi indemnité les directives de répartition en cas de prise en charge d’un montant couvert par l’indemnité de la société (i.e.15%, 35%, 45% et 5%).

Le montant des indemnités forfaitaires journalières est fonction du pays de destination. Une liste est publiée chaque année au Moniteur Belge. Les travailleurs et les dirigeants dont la mission n’excède pas 30 jours doivent se référer à la « catégorie 1 », les montants à prendre en compte pour les séjours de plus de 30 jours sont repris dans la « catégorie 2 ».

La même liste reprend également le montant maximum des frais d’hébergement par nuitée pouvant être pris en charge par la société en fonction du pays dans lequel vous séjournez.
Cette liste peut être consultée en suivant le lien suivant.

Un exemple concret :

Isabelle est envoyée par son employeur à Rome pour une conférence sur la pizza du 2 mai 2016 au 7 mai 2016. Elle voyage en avion et loge à l’hôtel où le petit déjeuner est compris dans le prix de la chambre.

  • L’hôtel et le billet d’avion seront à charge de son employeur
  • Isabelle voyage moins de 30 jours elle doit donc se référer à la catégorie 1 : son indemnité journalière s’élève à 95 €
  • Etant donné que le petit déjeuner est compris dans le prix de la chambre, sont indemnité journalière doit être retranchée de 15%
  • Etant donné que son indemnité est retranchée de 15%, l’indemnité afférente aux journées de départ et de retour ne doit pas être retranchée de 50%.
  • Son employeur pourra verser à Isabelle 95X85% (100% -15%) X 6 (jours de voyages) = 484 € net d’impôt pour ses dépenses sur place.

Envie d’en savoir plus ou de découvrir d’autres pistes d’optimisations fiscales ? Rien de plus simple, contactez votre fiscaliste préféré dans votre région : Bruxelles 003228808520 , Brabant-Wallon 003210779150 , Liège 003242521148