6 outils pratiques encore plus utiles pour Fiscal Team à l’heure du télétravail

Personne n’a attendu le Covid-19 pour intégrer l’utilisation des outils numériques dans la vie de son entreprise. Mais en cette période de télétravail généralisée, pourquoi ne pas partager nos meilleures pratiques et découvrir des outils efficaces? Retrouvez les meilleurs outils mis en place chez Fiscal Team.

Google Drive (via notre G Suite payante)

La fonctionnalité cloud de Google n’est qu’une partie de la suite complète que nous utilisons : G Suite. Pour reprendre le pitch de Google, « elle permet de réunir tous les outils dont les membres de votre équipe ont besoin pour collaborer et être plus productifs : messagerie professionnelle, outils de visioconférence, stockage dans le cloud et fonctions de partage de fichiers. » Et c’est exactement ce que nous vivons au quotidien.

Pour en revenir à Google Drive, cette fonctionnalité nous sert de véritable bibliothèque interne avec possibilité de partager (ou non) des documents avec d’autres utilisateurs. L’outil est également un excellent moyen de se transmettre des fichiers facilement, sans limite de taille. Essayez la version gratuite, elle offre 15 Go de stockage à chaque utilisateur.

Meet (via notre G Suite payante)

L’option de visioconférence de G Suite est un des nombreux outils sur le marché. Vu sa parfaite intégration à nos agendas, c’est la solution la plus conviviale pour nos collaborateurs. De 2 à 150 participants (voire 250 selon la version), compatible Android et iOs, en direct sur votre navigateur web, présentation de l’intégralité de votre écran ou d’une fenêtre spécifique lors d’une réunion,… c’est un excellent outil pour une fiduciaire nouvelle génération comme la nôtre. Et c’est encore plus vrai en cette période de confinement et de télétravail.

WhatsApp (gratuit)

On ne présente plus WhatsApp, la messagerie instantanée à l’icône verte. Chez Fiscal Team, nous l’utilisons pour échanger des informations plus instantanées, poser une question plus informelle à toute l’entreprise ou encore partager des photos. C’est aussi le lieu où l’on se parle de choses plus légères qui nous détendent et nous font sourire. ‘ Work hard, Play hard ‘ n’est-ce pas !? Bon à savoir : l’application existe aussi en version desktop !

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WeTransfer (version gratuite)

Wetransfer est une plateforme de transfert de fichiers (lourds). Notre département marketing emploie la version gratuite qui permet déjà de transférer des fichiers jusqu’à 2 Go (!) en 3 clicks.

Même si nous disposons déjà de ce genre de fonctionnalité via notre Suite Google, nous apprécions l’interface conviviale, la facilité d’utilisation sans inscription obligatoire, l’envoi d’une notification par email au destinataire. Enfin, l’envoi d’un rappel quand un fichier n’a pas été téléchargé après plusieurs jours est un excellent aide-mémoire pour les fichiers prioritaires.

Trello (version gratuite)

Trello est un outil de gestion de projet collaboratif très complet et intuitif. Nous en faisons usage surtout dans le cadre de notre stratégie marketing et pour rassembler différents intervenants (internes et externes) concernés par un ou plusieurs projets.

Le principe est simple : vous créez des tableaux de bord constitués de colonnes. Chaque colonne correspond à un stade d’avancement au sein du projet. Dans chaque colonne, vous insérez des ‘cartes’ correspondant à une tâche ou un dossier spécifique. Le dossier parcourt alors chaque étape de votre rétroplanning, jusqu’à son aboutissement.

Nous apprécions le fait de pouvoir  visualiser facilement l’état d’avancement d’un projet. Mais aussi la possibilité pour chaque membre de pouvoir éditer et intervenir en temps réel. Nous utilisons la version gratuite qui nous convient parfaitement.

MyFiscalTeam (gratuit pour nos clients)

MyFiscalTeam est le nom de notre plateforme comptable en ligne. Nos gestionnaires d’un côté, nos clients de l’autre. Plus de lourdes fardes, de documents égarés, de déplacements inutiles, de papier gaspillé… Grâce à MyFiscalTeam, l’envoi des documents vers notre équipe est simplifié, sécurisé et centralisé.

Les utilisateurs apprécient notre plateforme pour 3 raisons principales :

• un aperçu clair de leur situation comptable grâce à des tableaux de bord en temps réel
• la possibilité de suivi et de paiement des factures en ligne
• l’accès aux documents comptables 24h sur 24