JeFacture.Online – Procédure simplifiée de paramétrage de votre logiciel de facturation
Voici une version simplifiée des étapes nécessaires pour configurer votre nouveau logiciel de facturation avant d’émettre vos premières factures. Nous insistons sur l’étape numéro 4 afin de mettre en place la connexion vers votre comptable.
Pour ceci, cliquez en haut à droite sur le nom de votre société
- Accéder aux Réglages
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- Sélectionnez “Réglages”, afin de configurer les informations de votre société :
- Données de l’entreprise : Vérifiez que les informations de votre société (nom, adresse, numéro de TVA, etc.) sont correctes, car elles apparaîtront sur toutes vos factures.
- Options :
- Définissez le délai de paiement (par exemple, 30 ou 60 jours).
- Personnalisez la note au bas de vos factures (mentions légales et informations supplémentaires).
- Rappel :
- Configurez un texte de rappel automatique pour les factures en retard.
- Définissez les éventuels frais de rappel à appliquer.
- TVA : Paramétrez les taux de TVA à utiliser et choisissez si vous incluez la TVA dans le prix affiché de vos articles.
- Emails :
- Configurez l’adresse email utilisée pour l’envoi de vos factures (Outlook, Gmail, ou autre).
- Personnalisez le sujet et le contenu des emails pour une communication professionnelle.
- Champs personnalisés : Adaptez les champs présents sur vos documents (factures, notes de crédit, etc.) pour répondre à vos besoins spécifiques
- Paramètres avancés :
- Définissez la date de début de votre année fiscale.
- Configurez le format de numérotation des factures et le sujet des fichiers envoyés. Nous recommandons YYYY#### (ex : 20250001 pour la 1e facture de 2025).
- Paramétrez le format de communication structurée si nécessaire.
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- Accéder à la Mise en page
- Sélectionnez “Mise en page” pour personnaliser vos modèles de factures. Vous pourrez :
- Modifier l’emplacement des blocs d’information.
- Choisir les couleurs, polices et formats des caractères.
- Ajouter votre logo et des champs spécifiques.
- Intégrer un QR code pour faciliter les paiements
- Ajouter vos conditions générales de vente en texte ou en PDF.
- Accéder à Modules
- Dans l’onglet “Modules”, activez si besoin les fonctionnalités nécessaires à votre activité :
- Devis / Bons de commande : Créez et suivez vos devis ou commandes.
- Bons de livraison : Générez et gérez vos bons de livraison.
- Factures récurrentes : Automatisez les factures liées aux abonnements ou prestations régulières.
- Gestion des projets : Suivez vos projets, attribuez-les à vos collaborateurs et gérez les coûts associés.
- Gestion des articles : Organisez vos produits ou services pour les intégrer rapidement dans vos factures.
- Gestion des devises étrangères : Facturez dans plusieurs devises.
- Prélèvements SEPA : Générez des fichiers de domiciliation pour automatiser les paiements.
- Paramètres spécifiques par client : Adaptez les conditions de facturation pour certains clients.
- Accéder à Connexions
- Rendez-vous dans l’onglet “Connexions” pour configurer les intégrations suivantes :
- CodaBox : Recevez automatiquement une copie des factures envoyées dans votre comptabilité pour une synchronisation simplifiée avec votre comptabilité.
- Peppol e-Invoicing : Automatisez la transmission des factures électroniques pour garantir conformité à la loi sur la facturation électronique, rapidité et précision.
- Création des articles
- Dans le menu de gauche, cliquez sur “Articles” :
- Nous vous recommandons de créer vos articles à l’avance pour gagner du temps lors de l’établissement des factures.
- Les articles peuvent être modifiés directement lors de la création d’une facture si nécessaire.
- Création des clients
- Ajoutez vos clients manuellement en cliquant sur “Créer”.
- Importez une liste de clients en utilisant un fichier Excel via le bouton “Plus d’actions” > “Importer d’Excel”.