Voyage à l’étranger: obtenez une indemnité fiscalement intéressante

Savez-vous qu’en tant qu’employé ou chef d’entreprise, vous pouvez obtenir une indemnité fiscalement intéressante lorsque vous devez vous rendre à l’étranger pour une période donnée pour le compte de votre employeur ou de votre société ?

Le cas n’est pas rare. Un employé ou un chef d’entreprise doit partir en voyage d’affaires à l’étranger pour un temps plus ou moins long. Durant ces voyages, il a souvent des petits frais qui seront payés ou remboursés par l’employeur ou la société. Songeons aux repas, déplacements locaux, pourboires, communications téléphoniques locales, etc. A certaines conditions, les frais remboursés de la sorte ne seront plus redevables d’impôts ou de cotisations de sécurité sociale.

Liste de pays

Tenez compte de ce que ces paiements ou remboursements de menues dépenses sont plafonnés dans leurs montants. En la matière, le fisc se base sur l’indemnité forfaitaire que les fonctionnaires du Service public fédéral Affaires étrangères obtiennent lorsqu’ils sont en mission officielle à l’étranger. Les autorités disposent d’une «liste de pays» qui donne, pour chacun, le montant de l’indemnité forfaitaire, variable selon le niveau des prix dans la capitale. Les montants de cette liste sont indexés annuellement ; les montants applicables depuis le 1er avril 2014 ont été publiés au Moniteur belge du 27 mars 2014, deuxième édition. Le tableau en page 117 reprend les montants pour les principaux partenaires commerciaux de la Belgique.

Unknown

Quels sont les voyages et les personnes concernés ?

Une indemnité forfaitaire journalière, indépendante donc du montant réel des «petites» dépenses, peut être payée aux employés et dirigeants pour des missions de courte durée à l’étranger. Une mission de courte durée à l’étranger est un voyage qui répond aux critères suivants :

  • minimum 10 heures, avec départ et arrivée le même jour ;
  • maximum 30 jours calendrier par voyage ;
  • en mission effective pour l’employeur ou la société.

Pour reprendre les termes du Moniteur, il s’agit d’employés ou de chefs d’entreprise qui «exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et qui, dans ce cadre, effectuent un voyage à l’étranger, une seule fois, occasionnellement ou même régulièrement». Songeons, par exemple, à un chef d’entreprise qui se rend chaque mois quelques jours à Paris pour rencontrer ses clients français. Ces indemnités fiscalement avantageuses ne peuvent donc pas être versées aux employés et dirigeants pour lesquels les déplacements de ou vers l’étranger font partie de l’activité professionnelle journalière normale. Ils sont soumis à d’autres règles.

Quels montants ?

L’employeur, ou la société, a le choix : le paiement d’une indemnité forfaitaire de 37,18 euros pour les voyages d’affaires à l’étranger, quelle que soit la destination, ou le paiement d’un forfait plus élevé comme mentionné dans la liste des pays (voir tableau ci-après, montants mentionnés à la catégorie 1 «carrière Administration centrale») lorsque les circonstances propres au pays de destination le justifient. Notez que les montants de la liste des pays font l’objet d’une indexation annuelle, ce qui n’est pas le cas du forfait de 37,18 euros. L’employé ou le dirigeant pourront choisir le forfait le plus avantageux.

Quels sont les frais couverts par le forfait ?

Les montants des indemnités forfaitaires journalières sont censés couvrir les frais de repas et les menues dépenses telles que les transports sur place, pourboires, communications téléphoniques… Les forfaits n’indemnisent donc ni les frais de déplacement ou de voyage ni l’hébergement. Si l’employeur ou la société rembourse ces frais, il doit toujours s’agir de frais réels justifiés par des documents tels que les factures de l’hôtel ou de la compagnie aérienne. Dans ce cas, ces frais sont déductibles dans le chef de l’employeur ou de la société.

Le fisc et l’ONSS considèrent des indemnités forfaitaires journalières comme le remboursement de «dépenses propres à l’employeur». Par conséquent, elles ne sont pas imposables dans le chef de l’employé ou du dirigeant. Elles sont des frais professionnels entièrement déductibles et ne sont pas soumises aux cotisations de sécurité sociale. Attention, l’exonération de l’ONSS exige que l’on puisse prouver le caractère professionnel de la mission à l’étranger ainsi que la date, le lieu et le motif de ce voyage…

Exceptions

Pour les missions qui ne répondent pas à la définition de voyage d’affaires (voir ci-dessus) le fisc et l’ONSS n’adoptent pas toujours la même position.

Deux cas de figure peuvent se présenter.

Situation 1 : le voyage dure moins de 10 heures.

L’ONSS n’accepte pas le forfait ; l’employeur ou la société doivent attester des frais sur présentation de justificatifs. Le fisc, quant à lui, accepte les forfaits en vigueur pour les missions à l’étranger. Il s’agit des forfaits suivants :

  • 3,82 euros pour un voyage de plus de cinq et de moins de huit heures ;
  • 19,22 euros pour un voyage de huit heures ou plus, mais de moins de 10 heures.

Si l’indemnité payée par l’employeur ou la société correspond à ces montants, elle sera considérée comme une dépense – exonérée – propre à l’employeur.

Situation 2: la durée du voyage excède 30 jours.

Sous certaines conditions, tant le fisc que l’ONSS acceptent que les indemnités forfaitaires puissent également s’appliquer aux missions à l’étranger plus longues que 30 jours calendrier successifs. Il faudra toutefois prendre en compte des montants inférieurs, à savoir ceux prévus pour la «catégorie 2, fonctionnaires en poste à l’étranger» (voir le tableau «liste des pays»).

Les conditions sont que l’octroi de ces indemnités forfaitaires :

  • est limité à un maximum de 24 mois pour une même mission ;
  • est interrompu en cas d’établissement définitif de l’employé ou du dirigeant à l’étranger ;
  • ne peut être effectué que si le salaire que l’employé ou le dirigeant reçoit pour ces jours est soumis à l’imposition belge (condition exigée par l’ONSS).

Lorsqu’il est clair dès le début qu’un séjour professionnel à l’étranger va durer plus de 30 jours calendrier successifs, les montants inférieurs de la catégorie 2 s’appliquent dès le premier jour.

Ce qu’il faut en retenir

Si vous partez en mission à l’étranger, occasionnellement ou régulièrement, vous pouvez bénéficier d’indemnités journalières exonérées d’impôts et de cotisations ONSS. Plusieurs conditions doivent être respectées. L’employeur ou la société a le choix entre deux forfaits, soit le forfait journalier de 37,18 euros – indépendant de la destination – soit les montants figurant dans la liste des pays. L’employeur ou la société peuvent indemniser au-delà des forfaits, mais alors l’exonération d’impôts et de cotisations ONSS ne sera possible que si les frais réels peuvent être justifiés. Si l’employeur ou la société respectent les forfaits et les limites imposées, ces indemnités sont considérées comme des dépenses propres à l’employeur, qui ne seront pas redevables d’impôts ou de cotisations de sécurité sociale.