Registre UBO : quel suivi administratif cette année ?

L’année passée, avec l’aide de votre comptable ou seul, vous avez effectué à heure et à temps, l’inscription obligatoire des bénéficiaires effectifs de votre société dans le registre UBO (ultimate beneficial owner). Une bonne chose de faite. Et cette année, y a-t-il quelque chose à faire pour rester dans les clous ? Soyez rassuré, en 2020, vous pouvez barrer cette obligation administrative de votre liste…

Respect de la loi oblige, nous supposons qu’en tant que gérant de société, vous avez veillé l’année passée à procéder à l’enregistrement des bénéficiaires effectifs de votre société dans le registre UBO. Mais ce n’est pas tout. Savez-vous que l’information doit également être confirmée annuellement ? Et que toute modification des données reprises au registre UBO doit être notifiée dans le mois ?

Avez-vous donc des obligations à remplir cette année ? Fiscal Team vous éclaire sur ce qu’il y a lieu de faire en 2020.

Le registre UBO

Petit rappel des bases de l’arrêté royal relatif à l’obligation d’inscription au registre UBO : suite à une directive européenne, toutes les sociétés établies en Belgique, en ce compris les ASBL et les fondations, sont tenues depuis 2019 de partager une série de données dans le registre des bénéficiaires effectifs appelé UBO (ultimate beneficial owner). Cette banque de données, créée pour lutter contre les pratiques de blanchiment d’argent et pour détecter les constructions visant à financer le terrorisme, est administrée au sein du SPF Finances.

De manière générale, les bénéficiaires effectifs de votre société sont en principe les personnes physiques qui en détiennent directement ou indirectement au moins 25 % des droits de vote ou du patrimoine.

Concrètement, après plusieurs reports et période de tolérance temporaire, le gérant d’une société avait pour obligation d’enregistrer ses bénéficiaires effectifs dans le registre électronique UBO avant le 31.12.2019.

Confirmation annuelle

Mais ce n’est pas tout, afin de rester en règle, gardez à l’esprit que vous êtes tenus de confirmer annuellement que les informations du registre UBO sont encore exactes et restent d’actualité. Ce délai d’un an court à partir de la dernière modification apportée au registre UBO ou de la dernière confirmation.

Communiquer les modifications

Vous avez une ou plusieurs modifications à transmettre ? Un bénéficiaire effectif s’ajoute ou se retire suite à une cession d’actions ? Vous-même ou un autre bénéficiaire effectif avez déménagé ? Ayez en tête que ces données devront être transmises endéans le mois au registre UBO.

Exemption pour 2020

Pour des raisons techniques, les données des bénéficiaires effectifs de tous les redevables d’information ont été confirmées en date du 30 avril 2020. Cette année, vous pouvez donc barrer cette tâche administrative de votre ‘to do list’. Aucune confirmation ne doit donc plus se faire avant 2021.

Rappel de l’échéance

Afin d’informer les représentants légaux des redevables d’information de l’arrivée à échéance du délai d’un an, l’Administration générale de la Trésorerie a indiqué qu’un système d’avertissement serait mis en place dans la plateforme en ligne du registre UBO.

Un rappel sera envoyé à ceux-ci, via la ‘eBox’, un mois avant l’arrivée à échéance de ce délai, prévient l’administration.

Vous souhaitez en savoir plus concernant ces rappels automatiques ? Les FAQ de la Trésorerie seront bientôt mises à jour pour expliquer la nouvelle procédure.

Vous désirez plus d’informations sur le Registre UBO ? Nous vous invitons à consulter le site du SPF Finances.