Facturation électronique, le choix de la rentabilité

En Belgique, chaque année, un milliard de factures sont émises. Et pour bon nombre d’entreprises qui emploient encore  la méthode classique, le traitement des factures est vécu comme un fardeau administratif chronophage et fastidieux. Si vous en êtes encore à la méthode Excel ou manuelle, ceci vous convaincra peut-être de passer au numérique. Moderne, pratique, économique et fiable, la dématérialisation de la facture comporte en effet d’énormes avantages pour l’entreprise. A l’occasion de la journée mondiale de la sauvegarde des données informatiques, ce 31 mars, Fiscal Team fait le point sur ce sujet.

La facture électronique, un enjeu à l’horizon 2020

À l’horizon 2020, la Commission européenne a pour objectif de faire des documents électroniques le mode de facturation le plus répandu en Europe. La directive (2014/55/UE) concernant la facturation électronique dans le cadre des marchés publics prévoit déjà l’obligation pour les autorités des Etats membres de recevoir et de traiter leurs factures sous ce format.

En Belgique, dans le but de se conformer à la directive, le gouvernement a adopté dès 2017 un plan en trois étapes et l’Agence pour la Simplification Administrative a été chargée du monitoring de l’exécution des différents points d’action de ce programme.

Ainsi, depuis juillet 2017, toutes les entreprises qui le souhaitent peuvent transmettre leurs factures destinées aux pouvoirs adjudicateurs fédéraux sous format électronique via la plateforme Mercurius.

Depuis  2018, pour tous les marchés publics d’une valeur estimée à 135.000 euros HTVA (et plus) passés par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux, les documents du marché doivent mentionner l’obligation d’envoyer les factures par voie électronique.

Enfin, à dater du 1er janvier 2020, les pouvoirs adjudicateurs fédéraux accepteront uniquement les factures électroniques.

En Belgique, si toutes les factures étaient envoyées et traitées sous format électronique, la réduction des charges administratives qui pourrait être réalisée chaque année est estimée à environ 3,5 milliards d’euros. C’est donc un enjeu important.

Les avantages de la facturation électronique

Dans l’ancien système, la facture était créée à la fin du mois ou du trimestre, imprimée et envoyée par courrier à son créancier. Mais l’utilisation d’une application intégrée et sécurisée de facturation en ligne permet aujourd’hui de faire des économies significatives, de gagner en efficacité et en compétitivité. Décrivons en détails ses principaux atouts :

Gain de temps et meilleure automatisation

La facturation classique contient de nombreuses étapes intermédiaires. Elle comprend entre autres l’établissement manuel de la transcription, la recherche et la vérification de documents liés (bons de commande, de livraison,…), l’approbation et l’archivage.

Mais aussi des étapes au niveau de l’envoi (impression de la facture en deux exemplaires, mise sous pli, envoi, archivage du deuxième exemplaire) et au niveau de la réception (ouverture du pli, saisie des données, archivage dans son propre programme). Vous l’avez compris, cette multiplication de tâches administratives est un frein à la rentabilité de l’entreprise.

A contrario, l’utilisation d’un logiciel de facturation électronique offre un gain de temps appréciable lors de toutes les étapes de traitement d’une facture. Grâce aux nombreux modèles de facture et de devis préexistants, l’ajout de votre logo et de vos coordonnées vous permet d’obtenir en un clin d’oeil un template réutilisable.

Avec cette méthode, toutes vos factures sont au même endroit et des numéros successifs leur sont attribués automatiquement. En outre, l’émetteur ne plus doit créer de facture papier. Plus besoin non plus pour le récepteur d’entrer la facture à nouveau dans son propre programme. Bref, vos factures sont automatisées, plus vite traitées et la gestion de vos liquidités s’en trouve améliorée.

Réduction des coûts directs

Le système à l’ancienne se révèle plutôt coûteux pour les entreprises. Si l’on en croit l’Agence pour la Simplification Administrative (ASA), le traitement d’une facture électronique coûte en moyenne 9 euros de moins que celui d’une facture papier. Un point de vue qui est partagé par Billentis, un bureau de consultance spécialisé dans le domaine qui, après une étude portant sur la facturation digitale, estime l’économie réalisée jusqu’à 80%, ainsi qu’un retour sur investissement garanti entre 6 et 18 mois.

Diminution du risque d’erreurs

L’encodage manuel peut être aussi être source d’erreurs : mauvaise transcription, oubli de certaines données, perte du document,… La probabilité de faire des erreurs diminue avec un logiciel de facturation en ligne. Vos numéros de factures sont successifs et automatiques et la calculatrice intégrée vous donne des documents professionnels irréprochables.

Réduction de l’empreinte environnementale

Savez-vous que les grandes entreprises conservent en moyenne jusqu’à 6 copies de leurs factures ? Ajoutez à cela l’émission de CO2 occasionnée par les envois postaux, l’impact écologique est donc considérable.

Sécurisation des données

Contrairement aux idées reçues, l’adoption un logiciel en ligne est en réalité un choix plus sûr qu’un logiciel classique pour l’intégrité de vos données de facturation. Grâce à une sauvegarde automatique sur le cloud, vous ne courez en effet, plus le risque de perdre ces informations en cas d’incident sérieux.

Comment choisir un bon logiciel de facturation ?

Avant tout, tenez compte de vos besoins ! Chaque logiciel propose en effet ses particularités, des versions adaptées à certains secteur d’activité et à la forme juridique de l’entreprise.

Si les logiciels gratuits étaient autrefois qualifiés de trop basiques et de peu fiables, ils se sont depuis beaucoup amélioré. A tel point qu’aujourd’hui, la différence de performance entre le gratuit et le payant se resserre.

Vos besoins sont basiques ? N’ayez donc pas peur d’adopter un logiciel libre et 100% gratuit. Veillez cependant à ce que son ergonomie réponde à vos besoins.

L’adoption d’un logiciel payant est conseillée si vous souhaitez profiter de fonctionnalités avancées comme le paiement des factures (via une interconnexion avec votre banque) ou encore l’intégration automatique des factures dans votre bilan comptable.

De manière générale, les logiciels payants sont aujourd’hui très abordables et fonctionnent pour la plupart sur le principe de l’abonnement mensuel : comptez 10 à 50 euros par mois.

Essayez avant de l’adopter ! Une phase de test étant souvent proposée, elle vous aidera à identifier le logiciel le plus intuitif et le plus convivial pour vous et /ou votre équipe.

Vous l’avez compris, grace à l’utilisation d’une application intégrée et sécurisée de facturation en ligne la corvée de la facturation pourrait ne plus être qu’un lointain souvenir.

Chez Fiscal Team, la transition numérique est en marche depuis déjà plusieurs années. Gain de temps, économies, réduction de l’impact écologique,… les raisons de passer au digital sont nombreuses pour les entreprises. Et différentes solutions existent…

Convaincus par ces évolutions, il y 3 ans, Fiscal Team a mis en place une comptabilité full web. Grâce à MyFiscalTeam, notre application de gestion documentaire et comptable, vous centralisez vos documents comptables (version papier ou électronique) de manière sécurisée. Vous transmettez instantanément vos factures vers Fiscal Team et disposez de tableaux de bord en temps réel pour piloter au mieux votre activité.

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